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Quel est l’objet du présent document ?
 
La présente Déclaration de Confidentialité décrit comment et pourquoi vos informations à caractère personnel seront utilisées aux fins du recrutement dans l’ensemble de l’entreprise Envigo, et pendant combien de temps ces mêmes informations sont généralement conservées. Cette déclaration vous communique également certaines informations, qui doivent être fournies dans le cadre de la Réglementation générale sur la Protection de l’Information [(EU) 2016/679) (RGPD)].
Principes de la protection des données
 
Nous nous conformerons aux lois et principes en matière de protection de l’information, ce qui signifie que vos informations 
  • seront utilisées de façon légale, équitable et transparente ;
  • ne seront collectées que pour des objectifs valables que nous vous avons expliqué, et ne seront en aucun cas utilisées de façon incompatible avec ces objectifs ;
  • ne concerneront que les objectifs dont nous vous avons parlé, et seront limités à ces mêmes objectifs ;
  • seront précises et tenues à jour ;
  • ne seront conservées que le temps nécessaire aux objectifs que nous vous avons communiqué ; 
  • seront conservées en toute sécurité :
Quels types d’informations vous concernant conservons-nous ? 
 
Dans le cadre de votre candidature pour un emploi dans notre société, nous recueillerons les catégories d’informations suivantes vous concernant :
  • les informations que vous nous avez fournies dans votre curriculum vitae
  • les informations que vous nous fournissez au cours des entretiens 
  • les références de répondants, de votre employeur, ou d’anciens employeurs
  • des informations relatives à des contrôles de vos antécédents
Nous pouvons également recueillir, conserver et utiliser les « catégories spéciales » suivantes d’informations à caractère personnel plus sensibles :
  • Informations sur votre race et votre appartenance ethnique, vos convictions religieuses, votre orientation sexuelle et vos opinions politiques
  • Informations sur votre santé, y compris vos problèmes médicaux éventuels, et votre dossier médical.
  • Informations sur votre casier judiciaire (dans la limite des lois en vigueur dans le pays en question exclusivement) 
Modalités de collecte de vos informations à caractère personnel
 
Les informations à caractère personnel que nous recueillons sur les candidats émanent des sources suivantes :
  • Vous, le candidat.
  • L’agence de placement (le cas échéant).
  • Des prestataires de services de contrôle d’antécédents.
  • Des extrait de casier judiciaire vous concernant (Disclosure and Barring Service). 
  • Vos références désignées.
  • Des tiers ; p.ex.: des organismes professionnels
Comment utilisons-nous les informations vous concernant ?
  
Nous utilisons les informations à caractère personnel recueillies vous concernant de la façon suivante : 
  • pour évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude
  • pour effectuer des contrôles de vos antécédents et de vos références, le cas échéant.
  • pour communiquer avec vous en ce qui concerne le processus de recrutement.
  • pour tenir des registres concernant nos procédures d’embauche.
  • pour satisfaire nos obligations légales ou réglementaires.
Il est dans l’intérêt légitime de notre entreprise de décider s’il est opportun de retenir votre candidature pour l’exercice de ces fonctions, étant donné qu’il serait bénéfique, pour notre entreprise, de nommer une personne dans ces fonctions.
  
Nous devons également procéder au traitement de vos informations à caractère personnel, afin de décider si nous souhaitons passer un contrat avec vous.
 
Après avoir reçu votre candidature pour ces fonctions, nous les examinons en fonction des critères définis dans le descriptif de l’emploi. Si votre candidature est retenue, vous serez prié(e) de participer à un entretien. Les informations que vous nous fournirez au cours de cet entretien seront utilisées conjointement avec d’autres informations d’évaluation éventuelles, afin de nous permettre d’évaluer votre aptitude pour ce rôle. Si nous vous offrons l’emploi en question, l’examen des références, ainsi que d’autres contrôles appropriés pour ce rôle, sera effectué avant le début de votre emploi.
 
Si vous omettez de nous fournir des informations à caractère personnel
 
Si vous omettez de nous fournir les informations à caractère personnel que nous vous demandons, et qui sont nécessaires pour l’examen de votre candidature (p.ex. des attestations de vos qualifications ou de votre parcours professionnel), nous ne pourrons pas procéder correctement à l’examen de votre candidature. Par exemple, si nous nécessitons une vérification de solvabilité ou des références sur votre situation, et vous ne nous fournissez pas les renseignements demandés, nous ne serons pas en mesure d’examiner votre candidature.
 
De quelle façon utilisons-nous les informations à caractère personnel particulièrement sensibles
 
Nous utilisons les informations à caractère personnel particulièrement sensibles vous concernant de la façon suivante :
  • Nous utilisons des informations éventuelles sur votre statut de handicapé, afin d’établir si nous devons procéder à des ajustements opportuns au cours des modalités d’embauche ; par exemple, la nécessité d’effectuer certains ajustements au cours d’un entretien.
  • Nous utilisons des informations sur votre race ou votre origine nationale ou ethnique, vos convictions religieuses, philosophiques ou morales, ou encore votre vie ou votre orientation sexuelle, afin de procéder à un contrôle et des déclarations pertinents sur le plan de l’égalité des chances.
Informations sur votre casier judiciaire éventuel
 
Si nous procédons à un contrôle de votre éventuel casier judiciaire, nous vous le communiquerons.
Lorsque nous effectuons des contrôles sur d’éventuelles condamnations au criminel, toujours dans la mesure où la loi en vigueur dans le pays concerné le permet, nous pouvons demander un extrait de votre casier judiciaire, si nous souhaitons vous proposer l’emploi que vous postulez (à condition que nos contrôles et certains autres critères, par exemple des références, produisent des résultats satisfaisants). Nous procédons à la collecte de ces informations, car nous avons le droit et l’obligation d’obtenir un extrait de votre casier judiciaire, afin de nous assurer qu’il ne contient aucun élément susceptible d’établir votre inaptitude à l’exercice de ces fonctions, notamment
  • lorsqu’un organisme de réglementation compétent nous impose l’obligation légale de procéder au contrôle du casier judiciaire des personnes exerçant ces fonctions.
  • lorsque ces fonctions nécessitent une confiance et une intégrité de haut niveau : en conséquence, nous vous prions de bien vouloir demander un relevé ordinaire de votre casier judiciaire.
Nous avons adopté une politique et des sauvegardes appropriées, que la loi nous impose pour le traitement de ces données.
 
Prises de décision automatisées
 
Vous ne ferez pas l’objet de décisions, qui auront un impact significatif sur vous, lorsqu’elles sont basées exclusivement sur de prises de décision automatisées.
 
Partage des données
 
Dans quelles circonstances partageriez-vous mes informations à caractère personnel avec des tiers ?
  
Nous ne partageons des informations à caractère personnel vous concernant avec les tiers ci-après que dans le but exclusif du traitement de votre candidature : d’autres entreprises du groupe Envigo ; l’agence de recrutement utilisée pour le recrutement ; des prestataires de services de contrôle ou de médecine du travail. Tous nous prestataires de services externes, et autres entreprises du groupe, ont l’obligation de prendre des mesures de sécurité appropriées pour la protection de vos informations à caractère personnel, conformément à nos politiques. Nous ne permettons pas à des prestataires de services externes de faire usage de vos informations à caractère personnel à leurs propres fins : ils ne sont autorisés à traiter vos informations à caractère personnel qu’à des fins spécifiées, et conformément à vos instructions.
 
Sécurité des informations
 
Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour la prévention de la perte, l’utilisation, l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation de vos informations à caractère personnel. En outre, nous limitons l’accès à vos informations à caractère personnel à ceux de vos employés, agents, sous-traitants et tiers qui ont besoin de les connaître, ces derniers ne pouvant procéder au traitement de vos informations personnelles que sur nos instructions, et sous réserve d’une obligation de confidentialité.
 
Nous avons mis en place des procédures d’intervention en cas de violation présumée de la sécurité des données, et nous vous signalerons, ainsi qu’à tout organisme de réglementation compétente, toute violation présumée, lorsque nous sommes légalement dans l’obligation de le faire. 
 
Conservation des données
 
Pendant combien de temps utiliserez-vous mes informations ?
 
Sauf dans la mesure où la loi en vigueur exige la conservation de vos informations à caractère personnel pendant une période plus longue dans un certain pays, nous conservons ces informations  pendant une période de 6 mois après vous avoir communiqué notre décision relative à votre nomination pour ce poste. Nous conserverons vos informations à caractère personnel pendant cette période, afin d’être en mesure de démontrer, en cas de revendication, que nous n’avons fait preuve d’aucune discrimination à l’encontre de candidats pour des raisons illicites, et que nous avons mené notre campagne de recrutement de manière équitable et transparente. À l’expiration de cette période, nous procéderons à la destruction sécurisée de vos informations à caractère personnel, conformément à notre politique de conservation des informations, ainsi qu’à la loi et à la réglementation en vigueur.
  
Si vous souhaitez conserver vos informations à caractère personnel sur nos dossiers, selon le principe qu’une nouvelle opportunité pourrait se présenter dans l’avenir, et que nous pourrions alors envisager votre candidature pour cet emploi, nos vous contacterons séparément, pour vous demander une autorisation explicite de conservation de vos informations personnelles pendant une période fixe à cette fin.
Droit d’accès, rectification, effacement et restriction
   
Vos droits relativement aux informations à caractère personnel
   
Dans certaines circonstances, la loi en vigueur vous permet de :
  • Solliciter l’accès à vos informations à caractère personnel (procédure généralement désignée « demande d’accès du titulaire des données ») : ceci vous permet de recevoir une copie des informations à caractère personnel que nous conservons sur vous, et de vérifier que nous en assurons le traitement de façon licite.
  • Demande de rectification des informations à caractère personnel sur vous que nous conservons. Ceci vous permet d’apporter des rectifications à des informations incomplètes ou erronées vous concernant.
  • Demande d’effacement des informations à caractère personnel vous concernant. Ceci vous permet de nous demander de supprimer ou d’effacer des informations à caractère personnel lorsqu’il n’existe plus aucune raison valable d’en poursuivre le traitement. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou d’enlever les informations à caractère personnel vous concernant lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition à leur traitement (voir ci-dessous)
  • Opposition au traitement des informations à caractère personnel vous concernant, lorsque nous nous basons sur un intérêt légitime (ou ceux de tiers), et que, du fait d’un élément propre à votre situation, vous souhaitez vous opposer au traitement pour cette raison. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos informations à caractère personnel à des fins de marketing direct.
  • Demande de limitation du traitement des informations à caractère personnel vous concernant. Ceci vous permet de nous demander de suspendre le traitement d’informations à caractère personnel vous concernant ; p.ex. si vous souhaitez que nous en établissions l’exactitude, ou la raison de leur traitement.
  • Demande de transfert d’informations à caractère personnel vous concernant à des tiers.
Si vous souhaitez examiner, vérifier, rectifier ou demander l’effacement de vos informations personnelles, signifier votre opposition au traitement de vos informations à caractère personnel, ou nous prier de transférer une copie de vos informations à caractère personnel à des tiers, veuillez nous contacter.
 
Droits de demande de retrait du consentement
 
Lorsque vous avez déposé votre candidature pour ces fonctions, vous nous avez autorisé à traiter vos informations à caractère personnel aux fins du recrutement. Vous avez le droit de retirer, à tout moment, votre consentement au traitement à cette fin. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter. Dès que nous aurons reçu votre notification, nous cesserons le traitement de votre candidature, et nous éliminerons vos informations à caractère personnel en toute sécurité. 
 
Contacts 
 
Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment, à l’autorité de contrôle compétente, pour des questions de protection des données ; nous vous rappelons toutefois que nous restons à votre disposition pour vous assister dans la résolution de vos problèmes éventuels. Le contrôleur du site Web d’Envigo est Envigo CRS Limited, dont l’autorité de contrôle est l’Information Commissioner's Office (ICO), autorité de contrôle pour le Royaume-Uni https://ico.org.uk/global/contact-us/ .